Zo helpt Keje dealers snel verder met Belco
Voor de dealers van Keje hangt een snelle reactie vaak samen met een geplande montage. Met e-mail, telefonie en interne notities in één omgeving houdt de binnendienst de informatie bij elkaar.
Over Keje
Keje maakt raamdecoratie en insectenwering in de eigen productie in Dronten. De producten worden met de hand gemaakt en uitsluitend aan dealers geleverd. Edwin Beffers is verantwoordelijk voor de binnendienst, waar vragen over producten en leveringen dagelijks binnenkomen.
De uitdaging: een dealer moet door kunnen
Achter een bestelling zit vaak al een montageafspraak. Een dealer wil daarom snel weten waar hij aan toe is. Voor de binnendienst betekent dat de hele dag schakelen tussen e-mails, telefoongesprekken en vragen aan collega’s.
De werkdag begint met een halfuur zonder telefoon om e-mails af te handelen. Daarna verdeelt het team de telefoontjes afhankelijk van de drukte. Snel de juiste informatie kunnen vinden is in die dagelijkse afwisseling belangrijk.
De oplossing: samen antwoorden, binnen hetzelfde gesprek
Via een eigen klant maakte Keje kennis met Belco. Na een kijkje in de praktijk was het team enthousiast. Vooral interne notities spelen nu een belangrijke rol: een medewerker stelt een vraag aan een collega, krijgt in dezelfde berichtenreeks antwoord en kan de dealer vervolgens verder helpen.
Ook de zoekfunctie wordt veel gebruikt. Eerdere berichten en gekoppelde telefoongesprekken zijn terug te vinden in dezelfde omgeving. Dat maakt Belco voor Edwin een compact systeem waarin de communicatie samenkomt.
Wat dit oplevert
- Collega’s overleggen in de berichtenreeks van de klant.
- Eerdere communicatie is snel terug te vinden, inclusief gekoppelde telefoongesprekken.
- De binnendienst heeft e-mail, telefonie en interne afstemming bij elkaar.
“Je krijgt antwoord in dezelfde berichtenreeks en kan dan vervolgens de klant weer netjes beantwoorden.”Edwin Beffers · verantwoordelijk voor de binnendienst bij Keje
De overstap vroeg volgens Edwin de eerste dagen even gewenning. Toen de nieuwe werkwijze duidelijk was, werkte het systeem prettig. Ook het contact met Belco ervaart hij positief: bij vragen kan het team snel terecht via chat of telefoon.